Kontori kolimine ilma tööseisakuta: kuidas planeerida

Viieteistkümne töökohaga kontori mööbel ja kastid on tavaliselt ühe päevaga ümber kolitud. Seisak tuleb mujalt. Esmaspäeva hommikul on lauad kohal, aga internet ühendatakse alles neljapäeval. Või ei tea keegi, kelle monitor on kelle laual. Või ei lase uue maja valvur kolijaid kaubaliftile, sest haldusega oli aeg kokku lepitud järgmiseks laupäevaks.

Kontori kolimine ilma tööseisakuta on seega peamiselt planeerimise küsimus. Füüsiline kolimine on selle projekti kõige lihtsam osa, kui kõik muu on õigel ajal tehtud.

Allpool on järjekord, mis toimib väiksemate ja keskmiste kontorite puhul, kus töötab paarist inimesest paarikümneni. Suurema ettevõtte kontorikolimine käib samade põhimõtete järgi, lihtsalt pikema ajakavaga ja sageli mitmes etapis, näiteks osakonna kaupa.

Määrake ettevõttes üks inimene, kes vastutab kolimise eest. Mitte "kõik aitavad natuke", vaid üks nimi, kellele helistavad nii kolijad, IT, üürileandja kui ka majahaldus. Tal peab olema aega. Kolimise koordineerimine lisaks tavapärasele tööle tähendab paari viimast nädalat sisuliselt poole kohaga lisatööd.

Umbes kaheksa nädalat enne tellige internetiühendus uude kontorisse. See on kõige sagedasem pudelikael. Uurige teenusepakkujalt kohe, kui kaua ühendamine sellel aadressil võtab, sest vahel on vaja kaablit tuua või seadmeid paigaldada.

Kuus nädalat enne leppige kokku kolimise kuupäev ja küsige kolijalt pakkumine. Hea kolija tahab näha nii vana kui uut kontorit või vähemalt pilte ja põrandaplaani.

Neli nädalat enne leppige mõlema maja haldusega kokku kaubalifti, laadimisala ja parkimise ajad. Küsige, kas koridoride ja uste kaitse on nõutud ja millistel kellaaegadel võib kolida.

Kaks nädalat enne teavitage kliente ja partnereid uuest aadressist ning jagage töötajatele pakkimisjuhis.

IT on see osa, mis otsustab, kas esmaspäeval saab tööd teha. Kolijad pakivad, veavad ja panevad tehnika õigele lauale. Ühendamine ja võrgu seadistus on teie IT-inimese või partneri töö. Leppige nende ajakavad omavahel kokku.

• Laske uue kontori internet enne kolimist tööle panna ja testida. Parem nädal varem kui kolimispäeval.
• Tehke serverist ja olulistest tööjaamadest varukoopia enne, kui midagi lahti ühendatakse.
• Pildistage võrguseadmete ja serverikapi ühendused. Märgistage kaablid.
• Kui teil on lauatelefonid või telefonikeskus, uurige operaatorilt numbrite üleviimist uuele aadressile.
• Printer ja võrguseadmed sõidavad viimasena välja ja pannakse esimesena üles.
• IT-inimene peaks olema uues kontoris hiljemalt pühapäeval ja ideaalis ka esmaspäeva hommikul.

Üks praktiline nipp: laske igal töötajal reedel pildistada oma laua kaablid. Kahe monitori ja dokkimisjaamaga laud pannakse siis esmaspäeval kokku viie minutiga.

Kontori kolimisel on kõige suurem ajakulu uues kohas otsimine. Selle vastu aitab lihtne süsteem. Joonistage uue kontori plaan ja andke igale töökohale number, näiteks 2-14, kus esimene number on ruum ja teine laud. Sama number läheb kõigile selle töökoha kastidele, monitoridele, toolile ja arvutile. Uues kontoris kleepige number lauale või uksele. Kandjad ei pea midagi küsima, nad lihtsalt vaatavad numbrit.

Suurema kontori puhul lisage osakondadele värvid. Sinine silt raamatupidamisele, roheline müügile. Kaugelt nähtav värv säästab koridoris palju küsimisi.

Iga töötaja pakib oma laua ja sahtlid ise. Anda tuleb selge juhis: mitu kasti inimese kohta, mida võtta koju, näiteks isiklikud asjad, taimed ja läpakas, ja millal peab laud tühi olema. Kastid, mis reede lõunaks pakitud ei ole, jäävad kolimisest välja. See kõlab karmilt, aga just see reegel hoiab ajakava.

Mööblist, mis uude kontorisse ei lähe, tehke eraldi nimekiri ja märgistage see teist värvi. Nii ei sõida vana arhiivikapp kogemata kaasa.

Pakkumine on nii täpne, kui täpne on kirjeldus. Kontori puhul jäävad kõige sagedamini ütlemata need asjad:

• töökohtade arv ja mööbli tüüp, eriti elektrilised kõrgusreguleeritavad lauad, mis on rasked ja mille juhtmed tuleb enne lahti võtta
• seif, serverikapp, suur printer või muu raske ese
• korrused mõlemas majas, lifti mõõdud ja kas kaubalift on olemas
• kuhu auto saab seisma jääda ja kui kaugel on uks
• mis kellaaegadel tohib majas kolida
• mis mööbel jääb maha või tuleb ära viia

Kui mõni neist selgub alles kolimispäeval, venib ajakava ja nihkub terve nädalavahetuse plaan.

Kõige kindlam on lasta kolijal mõlemad kontorid enne üle vaadata. Pool tundi kohapeal annab rohkem kui kümme e-kirja: näha on uksed, koridorid, trepid ja see, kas elektrilaud mahub liftiga üles või tuleb see trepist kanda.

Kõige tavalisem ajakava näeb välja nii. Reedel kella viiest suletakse kontor ja kolijad alustavad laadimist. Kui mööblit on palju, võetakse samal õhtul lahti suured lauad ja kapid. Laupäeval veetakse kõik uude kohta ja pannakse mööbel plaani järgi paika. Pühapäeval ühendab IT arvutid ja võrgu. Esmaspäeva hommikul tulevad töötajad oma laudade juurde.

Nii jääb pühapäev puhvriks. Kui laupäeval midagi venib, näiteks kaubalift on pool päeva rikkis, on veel aega järele jõuda.

Sageli on kasulik jagada kolimine kaheks. Arhiiv, laod ja harva kasutatav mööbel saab viia juba nädal varem. Nädalavahetusele jäävad ainult töökohad ja tehnika.

Kui kolite tööajal, on seisak paratamatu, aga seda saab lühendada. Kolige osakond korraga ja laske teistel samal ajal kodus töötada.

Isikuandmetega dokumendid, lepingud ja raamatupidamise arhiiv pakitakse suletud ja nummerdatud kastidesse. Tehke nimekiri, mitu kasti oli, ja kontrollige uues kohas üle. Kui kastid on öösel uues kontoris, peab see olema lukus.

Kui muutub ka ettevõtte registrisse kantud aadress, tuleb see muuta äriregistris. Kehtiva korra leiate ettevõtjaportaalist või RIK-i kodulehelt. Uuendage aadressi ka kodulehel, arvepõhjal, e-kirjade allkirjas ja Google'i ettevõtteprofiilis.

Esmaspäeva hommikul käib vastutaja kontori läbi enne teisi. Kas internet töötab? Kas kõigil laudadel on tool? Kas köök ja tualett on kasutatavad? Kas uksekaardid on töötajatele välja antud? Pisiasi, aga just need ärritavad esimesel päeval kõige rohkem.

Vana kontor tuleb sageli üle anda tühjana ja koristatuna. Planeerige ka selleks päev. Järele jäänud mööbli ja prahi saab ära viia samal nädalal.

Kontorikolimise puhul tuleb VirgoBalt soovi korral kohale ülevaatusele ja saadab kirjaliku pakkumise, kus on tööde maht, ajakava ja hind. Aga ükskõik kes teie asjad kannab, ülaltoodud ajakava aitab esmaspäeva hommikul tööga jätkata.