Kontori kolimine Tallinnas

Hea kontorikolimine algab paberil. Enne kolimist vaatame üle praeguse kontori ja võimalusel ka uue ning lepime kokku:

• millised ruumid ja töökohad kolivad ja mis kuupäeval;
• mis mööbel läheb kaasa, mis jääb maha ja mis viiakse ära;
• kuidas pääseb hoonesse sisse, kas on kaubalift, laadimisala või valve;
• millal on majahaldusega kokkulepitud ajaaken.

Suurema kontori puhul on mõistlik kolida osade kaupa: näiteks üks osakond korraga, et ülejäänud saaksid edasi töötada.

Kõige suurem ajasääst tuleb märgistusest. Iga töötaja kastid, tool ja tehnika saavad sama tähise, mis on kirjas ka uue kontori põhiplaanil. Nii teab meeskond ilma küsimata, kuhu iga ese läheb.

Soovitame töötajatel pakkida oma laua sisu ise, sest nemad teavad kõige paremini, mis on oluline. Ühised asjad, nagu köögi nõud, raamaturiiulid ja laoruumi sisu, võime pakkida meie. Dokumendikaustad jäävad kastis samasse järjekorda, et arhiiv oleks uues kohas kohe kasutatav.

Arvutid, monitorid, printerid ja võrguseadmed pakime nii, et need ei saaks transpordi ajal põrutada ega kriimustada. Monitorid sõidavad püsti, kaablid lähevad märgistatud kottidesse koos seadmega.

Seadmete lahtiühendamise ja uues kohas ühendamise, võrgu ja serverite seadistamise jätame teie IT-inimestele või partnerile. Nii vastutab iga osapool selle eest, mida ta kõige paremini tunneb. Anname aga meeleldi ajagraafiku, et IT saaks oma töö kolimisega kokku sobitada.

Et äri seisma ei jääks, kolime sageli reede õhtul või nädalavahetusel. Kontorihoonetes on see tihti ka majahalduse soov, sest siis on kaubalift ja koridorid vabad.

Pärast kolimist viime ära pakendid ja mööbli, mis uude kohta ei mahu. Kui vana kontor tuleb üürileandjale tühjana tagastada, arvestame ka selle kolimisplaani sisse.

Kolimine sujub kõige paremini, kui ettevõttes on üks kontaktisik, kes teab plaani ja saab kohapeal otsuseid teha. Enne kolimispäeva on hea:

• saata töötajatele juhend, mida ja millal pakkida;
• kinnitada uue kontori põhiplaan töökohtade numbritega;
• leppida kokku, kes vastutab võtmete, kaartide ja valvesüsteemi eest;
• tühjendada külmkapid ja kohvimasinad ning lülitada välja tehnika, mis kaasa ei tule.

Mida selgem on plaan, seda vähem küsimusi tekib kolimise ajal ja seda kiiremini töö valmis saab. Esmaspäeva hommikul on hea, kui kontaktisik käib uue kontori koos meeskonnaga veel korra läbi.