Офисный переезд без простоя: как всё спланировать

Мебель и коробки офиса на пятнадцать рабочих мест обычно перевозят за один день. Простой берётся из другого. В понедельник утром столы на месте, а интернет подключат только в четверг. Или никто не знает, чей монитор на каком столе. Или охранник нового здания не пускает грузчиков к грузовому лифту, потому что с управляющей компанией время согласовали на следующую субботу.

Офисный переезд без простоя это прежде всего вопрос планирования. Сама перевозка самая простая часть проекта, если всё остальное сделано вовремя.

Ниже порядок, который работает для небольших и средних офисов, где сидят от пары до пары десятков человек. Переезд офиса крупной компании идёт по тем же принципам, просто с более длинным графиком и часто в несколько этапов, например по отделам.

Назначьте в компании одного ответственного за переезд. Не «все понемногу помогают», а одно имя, которому звонят и грузчики, и IT, и арендодатель, и управляющая компания. У этого человека должно быть время. Координация переезда поверх обычной работы в последние пару недель это фактически ещё полставки.

Примерно за восемь недель закажите интернет в новый офис. Это самое частое узкое место. Сразу уточните у провайдера, сколько занимает подключение по этому адресу, потому что иногда нужно тянуть кабель или ставить оборудование.

За шесть недель зафиксируйте дату и запросите предложение у перевозчика. Хороший перевозчик захочет увидеть и старый, и новый офис или хотя бы фото и план этажа.

За четыре недели согласуйте с управляющими обоих зданий время грузового лифта, зоны погрузки и парковки. Спросите, требуется ли защита коридоров и дверей и в какие часы можно переезжать.

За две недели сообщите клиентам и партнёрам новый адрес и раздайте сотрудникам инструкцию по упаковке.

IT решает, смогут ли люди работать в понедельник. Грузчики упаковывают, перевозят и ставят технику на нужные столы. Подключение и настройка сети это работа вашего IT-специалиста или подрядчика. Согласуйте их графики между собой.

• Пусть интернет в новом офисе заработает и будет проверен до переезда. Лучше за неделю, чем в день переезда.
• Сделайте резервную копию сервера и важных рабочих станций до того, как что-то отключат.
• Сфотографируйте подключения сетевого оборудования и серверного шкафа. Подпишите кабели.
• Если есть стационарные телефоны или АТС, узнайте у оператора про перенос номеров на новый адрес.
• Принтер и сетевое оборудование уезжают последними и ставятся первыми.
• IT-специалисту стоит быть в новом офисе не позже воскресенья, а в идеале и утром в понедельник.

Практичный приём: попросите каждого в пятницу сфотографировать кабели на своём столе. Стол с двумя мониторами и док-станцией в понедельник собирается за пять минут.

Больше всего времени при переезде офиса уходит на поиски на новом месте. Против этого помогает простая система. Нарисуйте план нового офиса и дайте каждому рабочему месту номер, например 2-14, где первая цифра комната, вторая стол. Этот номер получают все коробки этого места, мониторы, кресло и компьютер. В новом офисе номер клеится на стол или дверь. Грузчикам не надо ничего спрашивать, они просто смотрят на номер.

В офисе побольше добавьте цвета по отделам. Синяя наклейка бухгалтерии, зелёная продажам. Цвет, видный издалека, экономит массу вопросов в коридоре.

Каждый сотрудник пакует свой стол и ящики сам. Нужна чёткая инструкция: сколько коробок на человека, что забрать домой, например личные вещи, растения и ноутбук, и к какому времени стол должен быть пуст. Коробки, не собранные к пятнице к обеду, в переезд не попадают. Звучит жёстко, но именно это правило держит график.

Мебель, которая в новый офис не едет, внесите в отдельный список и пометьте другим цветом. Тогда старый архивный шкаф не уедет случайно вместе со всеми.

Предложение точно настолько, насколько точно описание. Для офиса чаще всего забывают сказать вот что:

• число рабочих мест и тип мебели, особенно электрические столы с регулировкой высоты: они тяжёлые, и провода у них нужно отключить заранее
• сейф, серверный шкаф, большой принтер или другой тяжёлый предмет
• этажи в обоих зданиях, размеры лифта и есть ли грузовой лифт
• где встанет машина и как далеко до двери
• в какие часы в здании разрешён переезд
• какая мебель остаётся или идёт на вывоз

Если что-то из этого выясняется только в день переезда, график затягивается, и сдвигается весь план на выходные.

Надёжнее всего, если перевозчик заранее осмотрит оба офиса. Полчаса на месте дают больше, чем десять писем: видно двери, коридоры, лестницы и то, влезет ли электрический стол в лифт или его придётся нести по лестнице.

Самый обычный график выглядит так. В пятницу в пять офис закрывается, грузчики начинают погрузку. Если мебели много, в тот же вечер разбирают большие столы и шкафы. В субботу всё перевозят и расставляют мебель по плану. В воскресенье IT подключает компьютеры и сеть. В понедельник утром сотрудники приходят к своим столам.

Так воскресенье остаётся запасом. Если в субботу что-то затянется, например грузовой лифт полдня не работает, ещё есть время догнать.

Часто полезно разбить переезд на две части. Архив, склад и редко используемую мебель можно перевезти за неделю до основного переезда. На выходные остаются только рабочие места и техника.

Если переезжаете в рабочее время, простой неизбежен, но его можно сократить. Перевозите по одному отделу, а остальные пусть в это время работают из дома.

Документы с персональными данными, договоры и бухгалтерский архив упаковываются в закрытые пронумерованные коробки. Составьте список, сколько было коробок, и сверьте на новом месте. Если на ночь коробки остаются в новом офисе, он должен быть заперт.

Если меняется и зарегистрированный адрес компании, его нужно изменить в коммерческом регистре (äriregister). Актуальный порядок смотрите на портале предпринимателя или на сайте RIK. Обновите адрес и на сайте, в шаблоне счетов, в подписи писем и в профиле компании в Google.

В понедельник утром ответственный обходит офис раньше всех. Работает ли интернет? Есть ли кресло у каждого стола? Можно ли пользоваться кухней и туалетом? Выданы ли сотрудникам карты доступа? Мелочи, но именно они больше всего раздражают в первый день.

Старый офис часто нужно сдать пустым и убранным. Запланируйте на это отдельный день. Оставшуюся мебель и мусор можно вывезти на той же неделе.

Для офисного переезда VirgoBalt по желанию приезжает на осмотр и присылает письменное предложение с объёмом работ, графиком и ценой. Но кто бы ни переносил ваши вещи, этот график поможет в понедельник утром спокойно продолжить работу.